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Il verbale di riconsegna è quel documento che cristallizza la chiusura di un rapporto di agenzia. I soggetti interessati sono due: Agente cessante e Compagnia mandante. Il verbale di riconsegna ex art. 23 ANA è quindi un documento da redigersi in contradditorio tra questi due soggetti.
Accade ogni tanto che la Compagnia introduca all’interno di questo verbale, un soggetto terzo del tutto estraneo al rapporto, vale a dire l’Agente subentrante. Con quest’ultimo, infatti, la Compagnia dovrebbe redigere in tempi successivi unicamente il c.d. “verbale di consegna” (sicuramente meno impegnativo rispetto a quello di riconsegna !).
Potrebbe far comodo alla mandante ed ai suoi ispettori, sgravarsi di tutta una serie di incombenze che derivano dal verbale di riconsegna, ecco perchè in questa ipotesi compare la figura dell’Agente subentrante.
L’ANA 2003 non prevede (ovviamente) che l’Agente affidatario del portafoglio possa essere protagonista del verbale di riconsegna ma, con l’assenso delle parti ad una verbalizzazione congiunta, il problema viene ad essere agevolmente superato.
Accade quindi che per il solito timor reverentialis, l’Agente uscente accetti la figura del collega quale firmatario del verbale di riconsegna con tutta una serie di conseguenze, anche piuttosto antipatiche, che qui di seguito analizziamo.
Non è ovviamente scontato che il povero agente uscente debba andare incontro a delle problematiche, ma è pur sempre una possibilità che la casistica in nostro possesso certifica come concreta.
Potrebbe accadere ad esempio che l’Agente affidatario del portafoglio sia chiamato a subentrare in uffici agenziali i cui arredi, macchinari ed attrezzature siano di proprietà dell’agente uscente. In questo caso, appare più comodo per la Compagnia tirarsi fuori da qualsiasi impiccio, per cui viene previsto a verbale che gli Agenti raggiungano tra loro un accordo economico nel merito.
Da questa previsione sono nate un numero importante di cause civili che vedono l’agente subentrante e l’agente uscente scontrarsi sul valore dei beni (nel frattempo usati per anni dal subentrante).
Accade talvolta che la Compagnia proponga ad Agente uscente e subentrante di regolare tra di loro le provvigioni a maturare ex art. 20 ANA. Anche in questa ipotesi potrebbero sorgere problematiche non da poco, in quanto abbiamo visto l’agente subentrante non retrocedere nulla, invocare pagamenti al netto di presunti oneri di gestione, pretendere compensazioni per presunte perdite di portafoglio.
In altri casi il pagamento delle maturande è avvenuto al netto di provvigioni spettanti ai subagenti, circostanza non prevista dall’ANA e non di pertinenza del subentrante.
Normalmente con la Compagnia problematiche nel merito delle provvigioni a maturare difficilmente insorgono, dal momento che la preponente se ne fa garante e gli importi confluiscono nei conti ex gestione poi liquidati all’agente cessato.
Anche le regolazioni di affitti ed utenze che hanno visto a verbale autonome previsioni tra colleghi, sono state foriere di contenziosi assolutamente evitabili. Per non parlare della opzione a verbale per cui gli agenti debbano occuparsi in proprio del trasloco di documentazione ed archivi da una sede agenziale all’altra.
La regola aurea che ci sentiamo di suggerirvi è quella di escludere a priori qualunque coinvolgimento nel verbale di riconsegna del collega destinatario del portafoglio. Occorre fermamente opporsi a questa ipotesi e far sì che il verbale di chiusura abbia come protagonisti esclusivamente voi e la Compagnia.
Vi garantiamo che dire ogni tanto un “NO” deciso ai rappresentanti della Compagnia, specialmente nella delicata fase di definizione del rapporto, non è mai causa di nefasti accadimenti.
Non succede nulla, se non evitarvi potenziali problemi.