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A beneficio di tutti, dopo venticinque anni di esperienza desideriamo proporre una sorta di “vademecum” circa i molteplici comportamenti scorretti che gli ispettori incaricati delle Compagnie pongono in essere nel corso delle operazioni di riconsegna.
Le operazioni ex art. 23 ANA sono la diretta conseguenza contrattuale dello scioglimento del rapporto tra mandante e mandatario, a prescindere dal titolo del recesso. E’ una fase estremamente delicata che va gestita nel migliore dei modi, specialmente quando riviene da una decisione della Compagnia (recesso ad nutum, per giusta causa etc).
In primo luogo, teniamo ad evidenziare come gli ispettori incaricati alle operazioni di riconsegna si presentino molto spesso sprovvisti delle apposite credenziali previste dall’art. 23 ANA per svolgere il loro compito. Suggeriamo di chiedere, anzi, di pretendere sempre la presentazione di una specifica lettera d’incarico per svolgere in agenzia le operazioni di chiusura, ancor meglio se firmata in originale dal responsabile.
La circostanza potrebbe rivestire in futuro un ruolo molto più rilevante di quanto si possa lontanamente immaginare.
Ciò detto, vi riportiamo altra situazione che si ripete quasi sempre nel corso delle operazioni di riconsegna. Come in qualsiasi procedimento in contradditorio, le parti hanno pieno titolo ad inserire nel corpo del redigendo verbale le proprie eventuali dichiarazioni, contestazioni, richieste etc..
L’intermediario ha pertanto il sacrosanto diritto d’inserire nel documento tutto ciò che egli ritenga più utile ed opportuno ai fini della tutela dei propri diritti ed interessi. Accade molto spesso, invece, che gli ispettori incaricati precludano all’agente questa facoltà.
Vi sembrerà strano, ma le direttive date agli ispettori in questi casi sono quelle di non consentire l’inserimento di qualsivoglia dichiarazione. La “concessione” massima che viene fatta all’agente uscente, è quella di allegare al verbale le sue eventuali dichiarazioni che, molto spesso, non vengono neanche firmate e/o siglate per ricevuta. Come se non bastasse, la dichiarazione dell’intermediario passa al vaglio ed alla censura della Compagnia: se non è di gradimento e/o non ritenuta “attinente”, non viene neanche accolta come allegato.
Inutile evidenziare che controparte non può affatto arrogarsi il diritto di decidere se le dichiarazioni dell’agente siano attinenti o meno, l’agente è libero di inserire nel corpo del verbale qualsiasi dichiarazione alla quale la Compagnia può ovviamente replicare nel medesimo documento.
Al nostro cospetto, tutta questa manfrina non si verifica mai. Gli ispettori delle varie Compagnie questo tipo di obiezioni oramai non le pongono neanche più quando si ritrovano lo Studio Professionale Agents Consulting ad assistere un agente, a riprova di come sappiano bene che le dichiarazioni sono da includersi nel corpo del verbale e non sono oggetto di gradimento e/o censura.
Purtroppo però, il discorso cambia completamente quando l’agente è da solo.
La differenza tra inserire nel corpo del verbale le proprie dichiarazioni e quindi sottoscriverle congiuntamente in calce, anziché allegarle al documento senza neanche la firma degli ispettori per ricevuta, è senza alcun dubbio abissale. Nella seconda ipotesi infatti la Compagnia potrebbe addirittura disconoscere l’esistenza stessa delle dichiarazioni.
Secondo le pretese degli ispettori, l’agente che voglia inserire una dichiarazione, lo deve fare su di un foglio “a parte” e normalmente gli stessi incaricati della Compagnia non lo firmano per ricevuta. Bene che vada si limitano a richiamarla nel verbale di riconsegna quale allegato. Va da sé che una dichiarazione “allegata” con quelle modalità è come se non esistesse affatto.
Questa regola di carattere generale può essere applicate anche nelle ipotesi di ordinaria amministrazione, come ad esempio le verifiche amministrative presso l’agenzia.
Abbiamo verificato in questi ultimi anni un fenomeno stranissimo. Quando si invia una Pec di contestazione alla Compagnia su un qualsiasi argomento inerente il rapporto contrattuale di agenzia in essere, quella pec non viene letta, viene smarrita, si perde nei meandri telematici oppure non se la ricordano (?!). Accade spessissimo, specialmente quando scriviamo noi in nome e per conto dell’agente. Eppure ci ritornano regolarmente sia le ricevute di consegna che di accettazione.
Il dubbio che ci è sorto è che siano fasulle le ricevute che ci vengono notificate, perché ovviamente non possiamo mica pensare che le Compagnie facciamo finta di niente. Abbiamo inoltrato una PEC di reclamo al nostro gestore di posta elettronica certificata che ci ha risposto mandandoci a quel paese.
Ne abbiamo dedotto che la nostra PEC funziona perfettamente.